אוטומציה
אוטומציה טובה מתחילה באחריות ברורה
מי מטפל בפנייה כשמשהו נכשל? זאת שאלה שכדאי לפתור לפני שמחברים בין המערכות.
נותנים שם לכל שלב
מפו מה קורה מרגע שפנייה מגיעה ועד שמישהו מטפל בה. לכל שלב הגדירו אחראי, מידע נדרש וסימן להצלחה. חיבור טכני בין שתי מערכות לא מבטיח שהעבודה העסקית הושלמה.
מתכננים גם את החריגים
החליטו מה יקרה אם חסר מספר טלפון, אם שירות אינו זמין או אם אותה בקשה נשלחת פעמיים. שמרו תיעוד ברור וניסיון חוזר מבוקר. פעולה כפולה יכולה לייצר בלבול גם כשהחיבור עצמו תקין.
משאירים תמונת מצב פשוטה
הצוות צריך לראות מה ממתין, מה הושלם ומה דורש טיפול. עדיף מסך ברור עם מספר מצבים שימושיים על פני עשרות הודעות שלא מספרות למי שייך הצעד הבא.